Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Software „Gigamedia Connect“ und beim Besuch dieser Website verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Gigamedia GmbH, Munscheidstraße 14, 45886 Gelsenkirchen
Vertreten durch den Geschäftsführer Gero Günther
E-Mail: info@gigamedia.de · Telefon: +49 209 1620053-5

Einen Datenschutzbeauftragten hat die Gigamedia GmbH nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@gigamedia.de.

2. Wer für welche Daten verantwortlich ist

„Gigamedia Connect“ wird von Unternehmen eingesetzt (nachfolgend „Kunde“). Für die Daten, die der Kunde mit der Software verarbeitet, etwa Kontakt- und Anrufdaten, ist der Kunde verantwortlich. Soweit Gigamedia solche Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Verantwortlich ist Gigamedia für die Daten, die sie zur Durchführung des Vertrags mit dem Kunden selbst verarbeitet, insbesondere Kunden-, Lizenz- und Abrechnungsdaten, sowie für die Daten, die beim Besuch dieser Website anfallen.

3. Die Software auf den Rechnern des Kunden

Der Connector wird auf den Rechnern des Kunden installiert. Er verbindet die NFON-Telefonanlage des Kunden über deren CTI- und Portal-Schnittstelle mit den Systemen des Kunden. Kontaktdaten und Anrufdaten bleiben grundsätzlich auf den Rechnern des Kunden. Das Anrufprotokoll liegt lokal.

Der Kunde hat einen eigenen Vertrag mit NFON. Gigamedia nutzt die NFON-Schnittstellen im Auftrag des Kunden.

4. Lizenzserver

Gigamedia betreibt einen Lizenzserver auf einer eigenen Maschine hinter einer Firewall. Er verarbeitet:

• Kundenstammdaten und Lizenzschlüssel
• Gerätedaten: Rechnername, bei Terminalservern den Windows-Benutzer, Programmversionen, Betriebsart und Status
• Nebenstellennummern
• die Zugangsdaten zur NFON-API, die Gigamedia verschlüsselt auf dem Lizenzserver speichert; daraus vermittelt der Server kurzlebige Zugangstoken an die Connectoren, auf den Rechnern der Kunden bleiben die Zugangsdaten nicht
• Abrechnungs- und Partnerdaten
• IP-Adresse und Zeitpunkt der Anfragen der Connectoren, zur Absicherung gegen Missbrauch

Zweck ist die Prüfung und Freischaltung der Lizenzen, die Zuordnung von Installationen, die Bereitstellung von Updates, die Abrechnung und der Support.

Der Lizenzserver läuft auf einem eigenen Server der Gigamedia GmbH in Deutschland. Kontakt- und Anrufdaten aus den Systemen des Kunden werden dort nicht gespeichert.

5. Anrufhistorie+

Mit Anrufhistorie+ können Arbeitsplätze eines Kunden Rückrufe, Notizen und geteilte Anrufe austauschen. Die Einträge sind Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256-GCM). Den Schlüssel haben nur die verbundenen Arbeitsplätze des Kunden.

Der Lizenzserver speichert nur verschlüsselte Einträge und kann sie nicht lesen. Im Klartext sieht er nur Anrufkennung, Zeitpunkt und Nebenstellen bzw. Gruppen. Einträge werden nach 14 Tagen gelöscht; je Kunde werden höchstens 20 000 Einträge gespeichert.

6. Anmeldung bei Google, Microsoft und anderen Diensten

Der Kunde kann die Software mit Diensten wie Google, Microsoft, HubSpot und SmartWe verbinden. Die Anmeldung erfolgt über OAuth im Konto des jeweiligen Mitarbeiters. Die abgerufenen Daten bleiben beim Kunden und werden nicht an Gigamedia übertragen.

Google: Die Software greift mit folgenden Berechtigungen auf Google-Konten zu: Kontakte lesen (contacts.readonly) und weitere Kontakte lesen (contacts.other.readonly). Sie verwendet diese Daten nur, um Anrufer zu erkennen und Kontakte in das NFON-Telefonbuch des Kunden zu übernehmen. Die Daten werden auf dem Rechner des Kunden verarbeitet und nicht an Gigamedia übertragen. Die Nutzung und Übertragung von Informationen aus Google-APIs hält sich an die Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Microsoft: Die Software nutzt folgende Berechtigungen der Microsoft Graph API: Kontakte lesen (Contacts.Read), eigenes Profil lesen (User.Read) und, nur wenn ein Administrator zustimmt, Benutzer des Unternehmens lesen (User.Read.All). Zweck: Anrufer erkennen und Kontakte sowie Telefonnummern der Mitarbeiter in das NFON-Telefonbuch übernehmen.

Die Verbindung kann jederzeit in der Software oder in den Kontoeinstellungen des jeweiligen Dienstes getrennt werden.

7. MCP-Server für KI-Assistenten

Der MCP-Server läuft lokal auf dem Rechner des Nutzers und ist nur nach dessen ausdrücklicher Zustimmung aktiv. Er gibt Daten an einen KI-Assistenten weiter, den der Kunde selbst gewählt hat, zum Beispiel Claude Desktop. Für diesen KI-Assistenten und die dortige Verarbeitung ist Gigamedia nicht verantwortlich; es gelten die Bestimmungen seines Anbieters.

8. E-Mail-Versand

Anmeldecodes und Hinweise versendet Gigamedia per E-Mail über Microsoft 365. Microsoft verarbeitet dabei E-Mail-Adresse, Name und Inhalt der Nachricht als Auftragsverarbeiter. Die Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet. Soweit eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen ist, stützt sie sich auf das EU-US Data Privacy Framework, nach dem Microsoft zertifiziert ist, und ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln.

9. Protokolldateien

Protokolldateien der Software liegen lokal beim Kunden. Der Kunde wählt die Aufbewahrung: 7 Tage, 30 Tage oder aus.

10. Website

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Trackingdienste und lädt keine Inhalte von fremden Servern, auch keine Schriftarten. Die Übersicht der Schnittstellen lädt eine Liste von unserem eigenen Server licensing.gigamedia.de; dabei werden nur die technisch nötigen Verbindungsdaten übertragen.

Formulare „Jetzt testen“, „Wunsch einreichen“ und „Als Partner registrieren“: Ihre Angaben (Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und was Sie eintragen) gehen verschlüsselt an unseren eigenen Server licensing.gigamedia.de in Deutschland und sind dort nur für unsere Mitarbeiter sichtbar. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht; sie wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher genutzt, um massenhafte automatische Anfragen zu bremsen. Wir nutzen die Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, die Testphase einzurichten, Ihren Wunsch zu prüfen oder die Partnerschaft vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Wünschen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse, das Produkt nach dem Bedarf unserer Kunden weiterzuentwickeln). Wir löschen sie, sobald die Anfrage erledigt ist, spätestens nach zwölf Monaten, sofern daraus kein Vertrag entsteht. Ist der Server nicht erreichbar, bietet das Formular an, die Anfrage stattdessen als E-Mail zu verschicken; dann erhalten wir sie erst, wenn Sie diese E-Mail absenden.

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge sowie Browser und Betriebssystem. Sie dienen der Auslieferung und der Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, betrieben. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

11. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Lizenzvertrags, insbesondere Lizenzprüfung, Abrechnung und Support.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Sicherheit der Software und der Website und die Verhinderung unberechtigter Nutzung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung im Auftrag des Kunden.

12. Empfänger

Daten werden nur an die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter weitergegeben: IONOS (Hosting der Website) und Microsoft (E-Mail-Versand). Ist ein Kunde einem Vertriebspartner von Gigamedia zugeordnet, erhält dieser für die Provisionsabrechnung den Namen des Kunden, das gebuchte Paket, die Zahl der Lizenzen und die abgerechneten Beträge.

13. Speicherdauer

Kunden-, Lizenz- und Gerätedaten sowie die Zugangsdaten zur NFON-API werden für die Dauer des Vertrags gespeichert und nach dessen Ende innerhalb von drei Monaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Einträge der Anrufhistorie+ werden nach 14 Tagen gelöscht. NFON-Zugangstoken sind kurzlebig.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine formlose Nachricht an info@gigamedia.de genügt. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Kunde mit der Software verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden; Gigamedia leitet Anfragen weiter.

15. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für Gigamedia zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

16. Änderungen

Gigamedia passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Software oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026